PRIVACY- VERKLARING ITALSCHOOL vzw


ITALSCHOOL vzw doet er alles aan om uw privacy te waarborgen en wij gaan zorgvuldig om met persoonlijke gegevens. We houden ons aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of beter bekend als GDPR). Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens of de uitoefening van uw rechten, kan dit via onderstaande contactgegevens: Italschool vzw
                                                        Risstraat 3, 3600 GENK
                                                        E.: italschool@telenet.be
                                                        T. : +32/(0)485127445
                                                        Contact: Marisa Sementilli


We geven heldere en transparante informatie over hoe we omgaan met persoonlijke gegevens van onze contactpersonen: bestuursleden van onze aangesloten afdelingen, vrijwilligers, sympathisanten, leveranciers, …


WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ EN WAAROM?


We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens van u hebben verkregen:
- Het organiseren van socio-culturele activiteiten, vergaderingen/overleg
- De communicatie met onze afdelingen (bestuursleden en vrijwilligers)
- Het versturen van aankondigingen/uitnodigingen activiteiten en nieuwsbrieven uitnodigingen.
- Samenwerking met de overheid:
           Het bekomen van subsidiëring.
           Rapportering naar de overheid (wettelijke verplichting).
- Statistische doeleinden: de persoonsgegevens worden geanonimiseerd.
- Financiële en boekhoudkundige verwerking. Voor leveranciers, vrijwilligers en andere personen die op een of andere manier deelnemen aan een financiële transactie kunnen wij tevens bankgegevens (IBAN rekeningnummer en BIC code) opslaan en verwerken (uitbetaling onkostennota’s, verplaatsingsonkosten, facturen, vrijwilligersvergoedingen…). Voor bovenstaande doelstellingen kunnen wij volgende persoonlijke gegevens van uw vragen, opslaan, verzamelen en verwerken:
- van de sympathisanten: e-mailadressen – adres – telefoonnummer - geboortedata.
- van de bestuursleden van onze organisatie/vrijwilligers: e-mailadressen, adres, telefoonnummer , geboortedata
- m.b.t kostenvergoedingen: bedrag, bankrekeningnummer voor uitbetaling, bewijsstukken (bij werkelijke kostenvergoeding), aard en bedrag
kostenvergoedingen die elders verkregen worden (verklaring op eer).
- Enkel waar verdere financiële interactie plaatsvindt met de persoon kunnen extra gegevens nodig zijn zoals firma, rijksregisternummer, BTW nummer, nummer van de identiteitskaart, intern leveranciersnummer, statuut, IBAN rekeningnummer en BIC code.
- Kopie identiteitskaart (indien een afdeling begeleiding vraagt i.v.m. statuten).


Italschool vzw zal nooit gevoelige gegevens verzamelen. De definitie kan u terugvinden op de website Belgische Justitie:
https://www.belgium.be/nl/justitie/privacy/bescherming_persoonsgegevens/persoonsgegevens/gevoelige_gegevens. Bij het ondertekenen van het toetredingsformulier vult een ieder het formulier in met bovenstaande gegevens. Van de vrijwilliger wordt verwacht dat hij elke wijziging van zijn persoonsgegevens onmiddellijk spontaan en schriftelijk doorgeeft aan Italschool vzw. Naast de gegevens van de cursisten of deelnemers aan onze activiteiten of Sympathisanten’.vragen wij om bovengenoemde gegevens –alsook hun e-mailadres. Sympathisanten zijn deelnemers aan onze activiteiten die zelf hun e-mailadres doorgeven hebben om aankondigingen van activiteiten te ontvangen. Ook worden foto’s en beeldmateriaal genomen van onze activiteiten. Deze worden gebruikt voor:
- rapportering naar de overheid (o.a; als bewijsmateriaal ).
- publicatie in tijdschrift(en)-video’s.
- website.
Hier wordt altijd mondelinge of schriftelijke toestemming gevraagd. Wij verwerken ook persoonlijke gegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar).voor onze statistieken – foto’s en beeldmateriaal voor minderjarigen gebruiken wij uitsluitend mits schriftelijke toelating van de ouders.

VERSTREKKING AAN DERDEN


De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van derde, gespecialiseerde partijen aan wie wij de volgende taken uitbesteden:
• het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, cloudsysteem);
• het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, server …);
• het verzekeren van onze vrijwilligers
• boekhouding en betalingen (kostenvergoedingen)
Met elk van deze partijen werden de nodige afspraken gemaakt om de beveiliging en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is, of wij hier een gerechtvaardigd belang voor hebben (bijvoorbeeld politie in het kader van een onderzoek). Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.


BEWAARTERMIJN


Italschool vzw bewaart persoonlijke gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze verstrekt zijn. Zodra de afdeling ophoudt te bestaan, worden deze gegevens 5 jaar bewaard in het archief en daarna uit de centrale bestanden gewist. Elk bestuurslid dat vervangen wordt, wordt ook geschrapt uit onze centrale bestanden, tenzij hij/zij uitdrukkelijk vermeld dat hij/zij nog post wil ontvangen. Elk e-mailadres uit de lijst ‘Sympathisanten’ wordt bewaard totdat de sympathisant zelf doorgeeft dat hij/zij geen mails meer wenst te ontvangen. Alle contactpersonen in deze lijst worden hiervan per mail op de hoogte gebracht.


BEVEILIGING VAN DE GEGEVENS


Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen en de vertrouwelijkheid ervan te waarborgen. Waaronder maatregelen die de gegevens beschermen tegen inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
• Alle personen die namens Italschool vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
• We pseudonimiseren / anonimiseren waar mogelijk / nodig en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
• Wij (of derde partijen) maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.

• De bestuursleden, het personeel de vrijwilligers van Italschool vzw zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
 

UW RECHTEN OMTRENT UW GEGEVENS


U hebt recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens die we van u ontvangen hebben bij toetreding.
In dit document vindt u hoe u contact kan opnemen met ons.


KLACHTEN


Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Privacy Commissie), dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming, of om een procedure in rechte aan te spannen.


WIJZIGING PRIVACY STATEMENT


Dit is ons eerste Privacybeleid Italschool vzw zal, indien er wijzigingen aangebracht worden, kondigen we dit via de website www.italschool.com aan.

Italiaanse Taal en Cultuur Belgium

In samenwerking met 

  • w-facebook

© 2023 by Italschool Italiaanse Taal en Cultuur Belgium, Risstraat 3, 3600 Genk, E: italschool@telenet.be, T: +32485127445